E-mail e documenti professionali spesso ci mettono a dura prova, perchè non possiamo sbagliare e vogliamo apparire posati trasmettendo le informazioni in modo corretto. Con la nostra guida odierna cercheremo di fornirvi le competenze di base essenziali per scrivere documenti professionali efficaci e, soprattutto, corretti.
Primo passo fondamentale, senza ombra di dubbio, è analizzare il tuo pubblico in modo da poter scrivere una prosa che sia sia chiara che persuasiva. Per scrivere documenti, e-mail, promemoria, proposte e presentazioni occorre pratica e, certamente, non è facile come sembra.
Imparerai anche come modificare efficacemente questi documenti per ottenere il massimo impatto.
Conosci il tuo pubblico e il tuo scopo
Quando scrivi in un contesto professionale è essenziale coltivare consapevolezza e rispetto per il tuo pubblico. Prima di iniziare a scrivere, devi determinare per chi stai scrivendo e perché. Il tuo primo obiettivo è rendere il tuo significato il più chiaro possibile, in modo che il tuo pubblico non debba sudare troppo per capire cosa stai dicendo.
Questo è uno degli aspetti più importanti di un buon copywriting, che comporta una riflessione iniziale per definire bene i concetti di cui parleremo.
Analizzare il pubblico cui ci si rivolge aiuta a identificare il tuo scopo. Assolutamente utile potrebbe essere preparare uno schema che ti aiuterà a comprendere, in primis, il TUO punto di vista.
L’arte della persuasione
Ora che hai determinato il tuo pubblico, definito il tuo punto principale e creato uno schema, è il momento di redigere il documento. Sia esso un semplice appunto o un messaggio di posta elettronica – adesso – il tuo obiettivo principale diventa automaticamente il tuo pubblico.
Elimina ogni informazione superflua che potrebbe in qualche modo distrarre il tuo lettore dal tuo punto principale.
Una scrittura lucida, corretta e pulita
In questa epoca di comunicazione istantanea, ci siamo tutti abituati a scrivere rapidamente e leggere documenti pieni di errori tipografici, slang, abbreviazioni e altri errori comuni.
Sebbene questa possa essere la pratica standard quando si inviano messaggi di testo, non è una pratica standard nel mondo del lavoro.
Ogni pezzo di scrittura, non importa quanto breve, deve essere modificato, approfondito, riletto, corretto, snellito e – solo al termine di queste procedure – inviato.
Per risultare efficace, il vostro documento deve essere letto e, sulla base del contenuto, deve stimolare a intraprendere una o più azioni.
Possono verificarsi due scenari: abbiamo troppo da dire e rischiamo di essere confusionari; abbiamo poco da dire per via del blocco del foglio bianco.
Ad ogni modo, l’elaborato dovrà sempre risultare di facile comprensione, conciso ma allo stesso tempo completo.
Scrittura del documento: la forma
Al di là dell’obiettivo a cui tende e del tipo di informazione che intende trasmettere, il documento assume diverse forme: in ambito aziendale esso può essere finalizzato a fornire una panoramica generale sull’andamento della produttività, la fattibilità di un progetto e i dati di un’analisi; in ambito accademico viene spesso utilizzato per comunicare i risultati di una ricerca scientifica o di uno studio statistico.
A livello di organizzazione testuale deve risultare ordinato e ben strutturato dal punto di vista del layout.
Consigli semplici per realizzare un articolo chiaro e leggibile
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